Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jeżeli do końca roku kalendarzowego pracownik nie wykorzysta urlopu za dany rok, to z dniem 1 stycznia kolejnego roku urlop ten stanie się tak zwanym urlopem zaległym, który pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi do 30 września następnego roku kalendarzowego. Aby zachować termin udzielenia urlopu wypoczynkowego pracownik musi rozpocząć urlop wypoczynkowy najpóźniej 30 września, a zakończyć może już po tej dacie.

Nieudzieleni urlopu zaległego będzie stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30.000 zł.